Возмещаем ущерб, причиненный имуществу работника

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2013, N 1

ВОЗМЕЩАЕМ УЩЕРБ, ПРИЧИНЕННЫЙ ИМУЩЕСТВУ РАБОТНИКА

Как документировать использование личного имущества работника в служебных целях (чаще всего это автомобиль или домашний компьютер) и в чьих это интересах? Как составить полный комплект документов в ситуации, когда такое имущество пострадало и работник претендует на возмещение ущерба? Каким оно может быть? Как сделать комплект документов убедительным, во-первых, для суда, куда может обратиться недовольный работник, а во-вторых, для налоговых органов, которые зорко следят за расходами налогоплательщиков?

В печати достаточно много материалов, посвященных возмещению материального вреда сотрудником работодателю или работодателем - здоровью работника. Такой интерес понятен, ведь именно эти ситуации наиболее распространены на практике. Однако в жизни встречается и обратное, например причинение вреда имуществу работника в ходе исполнения им трудовых обязанностей. С этой ситуацией мы и предлагаем вам разобраться.

В соответствии с положениями ст. 232 ТК РФ сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, обязана возмещать такой ущерб в полном объеме. Аналогичное требование содержит и ст. 235 ТК РФ, дополнительно указывая, что размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

Факт использования работником личного имущества

должен быть зафиксирован

Работодатель отвечает только за вред имуществу, возникший в рамках трудовых отношений. Он достаточно часто использует имущество работника. Обычно это автомобили или компьютерная техника. Порядок такого использования и перечень имущества должны быть зафиксированы в письменной форме. Под письменной формой в данном случае можно понимать:

- составление специального двустороннего документа (приложения к трудовому договору или отдельного соглашения, см. пример 1);

- "присоединение" работника к действующему в организации порядку. Воля работника в данном случае фиксируется его подписью под локальным нормативным актом или приказом работодателя. В отношении локальных нормативных актов неоднократно указывалось, что ознакомившийся с ними работник должен ставить об этом свою подпись на самом документе или специальном листе ознакомления. С приказом относительно конкретного сотрудника необходимо поступить так же. Собственноручная подпись избавляет работника от многих соблазнов и упрощает как ведение досудебных переговоров, так и разрешение споров в суде.

Пример 1. Дополнительное соглашение об использовании личного имущества работника.

Дополнительное соглашение N 1

к трудовому договору от 1 марта 2012 г. N 86

г. Саратов 11 января 2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Торговый дом Ромашка", далее именуемое "Работодатель", в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, и Петров Петр Петрович, далее именуемый "Работник", руководствуясь положениями ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Работник работает в должности торгового представителя отдела розничной торговли и рекламы. В число его должностных обязанностей входит в том числе проведение презентаций для потенциальных покупателей продукции Работодателя вне местоположения Работодателя. С целью проведения подобных презентаций работник будет использовать принадлежащий ему ноутбук ASUS U30SD с серийным номером UOM 2453K45680DS.

2. Работодатель обязуется выплачивать компенсацию за использование личного имущества Работника в производственных целях в размере 1000,00 (одной тысячи) рублей в месяц. Компенсация выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы (равными долями два раза в месяц).

3. В остальной части трудовой договор от 01.03.2012 N 86 действует без изменений. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, вступает в силу с момента подписания.

Подписи сторон:

Работодатель: Работник:

Генеральный директор

Иванов И. И. Иванов Петров П. П. Петров

Печать ООО "ТД Ромашка"

Обратите внимание: приказ может не только регулировать отношения с конкретным сотрудником, но и утверждать общий порядок использования имущества работников в служебных целях (пример 2). Ознакомить с ним персонал можно путем его "вывешивания на доске" или электронной рассылки, но к нему позже должен быть оформлен другой документ, на котором должна стоять подпись работника и данные о его используемом имуществе с размером полагающейся ему компенсации: это будет индивидуальный приказ, соглашение или др. (см. п. 2 приказа из примера 2). На таком индивидуальном документе подпись работника уже обязательна.

Пример 2. Приказ об использовании работниками личного имущества в служебных целях.

Общество с ограниченной ответственностью "КЕДР"

ПРИКАЗ

11.01.2013 N 167

г. Новосибирск

О порядке и размерах выплаты денежной компенсации

за использование личного автотранспорта

для выполнения трудовых обязанностей

Руководствуясь положениями ст. 183 Трудового кодекса РФ и с целью упорядочивания сложившихся корпоративных процедур,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплачивать денежную компенсацию сотрудникам, работа которых, в соответствии с трудовым договором, должностной инструкцией или иными локальными нормативными актами организации, носит разъездной характер.

2. Основанием для использования сотрудником личного транспортного средства для выполнения трудовых обязанностей считать приказ по организации. В приказе указывать Ф. И. О., должность работника и используемое автотранспортное средство.

3. Для получения компенсации работникам подавать докладную записку на имя руководителя подразделения. К докладной записке прикладывать копии:

- водительского удостоверения работника;

- свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства);

- если работник планирует использовать в своей деятельности транспортное средство, принадлежащее другому лицу, то представляется копия доверенности на право управления автотранспортным средством.

Копии документов представлять заверенными в надлежащем порядке (с подписью предоставившего их сотрудника и указанием даты представления) либо с одновременным предъявлением оригинала документа.

4. Для получения компенсации и возмещения расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) работникам ежемесячно представлять:

- путевые листы, оформленные в надлежащем порядке;

- документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание).

5. Денежную компенсацию выплачивать за истекший месяц одновременно с заработной платой на основании приказа руководителя, в котором указывать итоговую сумму компенсации с учетом возмещения расходов на ГСМ.

6. Установить следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта для исполнения должностных обязанностей:

- легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 3300 руб. в месяц;

- легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см - 4100 руб. в месяц;

- мотоциклы - 1650 руб. в месяц.

7. Возмещение расходов на ГСМ осуществлять по утвержденным в организации нормам.

8. Ознакомить сотрудников организации с настоящим приказом путем вывешивания его в общедоступном месте (на стенде "Приказы и распоряжения").

Генеральный директор Северцев К. С. Северцев

Обратите внимание: в примерах 1 и 2 под компенсацией подразумевается сумма, полагающаяся владельцу имущества за его использование в служебных целях (здесь пока не идет речь о возмещении возможного ущерба этому имуществу). Размер такой компенсации действующим законодательством не регулируется, главным ориентиром в данном вопросе должны служить здравый смысл и понимание того, что эти цифры будут предметом налоговой проверки и их бездумное завышение может привести к налоговому спору. В п. 6 приказа из примера 2 приведен размер компенсации, установленный для сотрудников органов внутренних дел Постановлением Правительства РФ от 30.12.2011 N 1199 "О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации".

Порядок возмещения ущерба

Теперь давайте на примере рассмотрим порядок возмещения ущерба. Допустим, работник в рамках разъездной работы использует свой ноутбук для презентаций перед покупателями. Во время одной из встреч сотрудник организации контрагента совершенно случайно уронил ноутбук со стола. Мог произойти и другой более экстремальный инцидент, например трубу отопления прорвало "на самом интересном месте". Как должна быть оформлена данная ситуация у работодателя?

Первое, что должен сделать работник, это направить соответствующее письменное сообщение своей администрации. Это могут быть заявление о возмещении вреда, докладная записка о причинении ущерба и т. п. Главное, что документ должен содержать описание обстоятельств, при которых причинен ущерб. Статья 235 ТК РФ не устанавливает, в течение какого срока со дня обнаружения ущерба работник должен проинформировать работодателя, поэтому теоретически подать заявление/докладную/служебную записку можно в любое время, даже после расторжения трудового договора. Однако работник должен понимать, что чем больше времени прошло с момента причинения ущерба, тем сложнее будет доказать этот факт.

Пример 3. Докладная записка о нанесении ущерба личному имуществу работника.

ООО "ТД Ромашка" Генеральному директору

Отдел розничных продаж и рекламы И. И. Иванову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

18.01.2013 N 75

Довожу до вашего сведения, что 17 января 2013 г. мною проводилась презентация товаров компании для представителей ООО "Покупатели". Презентация проводилась в неподготовленном помещении на территории ООО "Покупатели" (складской ангар). Во время проведения презентации произошел прорыв трубы отопления, проложенной под потолком, и мой ноутбук оказался залитым и прекратил работать.

Поскольку во время исполнения трудовых обязанностей пострадало мое личное имущество - ноутбук, используемый мною в работе в соответствии с дополнительным соглашением от 11.01.2013 N 1 к трудовому договору, прошу возместить мне причиненный ущерб - купить ноутбук ASUS U30SD. Ориентировочная стоимость - 27 000,00 (двадцать семь тысяч) рублей.

Торговый представитель Петров П. П. Петров

После получения заявления от сотрудника работодателю необходимо установить следующее:

- был ли сам факт причинения ущерба;

- причинно-следственную связь между ущербом и выполнением работником его трудовых обязанностей (вдруг ноутбук разбили уже дома, например, в пылу семейной ссоры);

- нет ли вины самого работника в возникновении ущерба;

- размер причиненного ущерба в стоимостном выражении.

Наиболее приемлемым, на наш взгляд, способом соблюсти процедуру в данном случае будет создание комиссии из сотрудников работодателя, которым и будет поручен "разбор полетов". Создание комиссии, как и в любом другом случае, оформляется приказом работодателя.

Пример 4. Приказ о создании комиссии для выяснения обстоятельств причинения ущерба имуществу работника.

Общество с ограниченной ответственностью

"Торговый дом Ромашка"

ПРИКАЗ

21.01.2013 N 67

г. Саратов

18.01.2013 от торгового представителя отдела розничных продаж и рекламы Петрова П. П. поступила докладная записка по факту повреждения принадлежащего ему имущества при исполнении им трудовых обязанностей. С целью проверки указанного факта

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе:

председатель комиссии: коммерческий директор Сидоров С. С.;

иные члены комиссии: начальник отдела розничных продаж и рекламы

Сазонова А. А.;

бухгалтер Соева С. К.;

системный администратор Комаров К. Д.

2. Петрову П. П. представить поврежденное имущество комиссии для оценки размера ущерба.

3. Комиссии в срок до 24.01.2013 провести проверку изложенных в докладной записке Петрова П. П. от 18.01.2013 N 75 фактов, оценить ущерб в стоимостном выражении и представить генеральному директору акт с рекомендациями по вопросу возмещения причиненного имуществу Петрова П. П. ущерба.

Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Сидоров С. С. Сидоров 21.01.2013

Коммерческий директор ------------- ----------

(подпись) (дата)

Сазонова А. А. Сазонова 21.01.2013

Начальник ОРПиР ------------- ----------

(подпись) (дата)

Соева С. К. Соева 21.01.2013

Бухгалтер ------------- ----------

(подпись) (дата)

Комаров К. Д. Комаров 21.01.2013

Системный администратор ------------- ----------

(подпись) (дата)

Петров П. П. Петров 21.01.2013

Торговый представитель ------------- ----------

(подпись) (дата)

По итогам работы комиссии может быть составлен соответствующий акт или протокол заседания, в котором будут изложены ее выводы.

Пример 5. Акт комиссии для выяснения обстоятельств причинения ущерба имуществу работника.

Общество с ограниченной ответственностью

"Торговый дом Ромашка"

АКТ

25.01.2013 N 1

г. Саратов

Комиссией, созданной на основании приказа ООО "ТД Ромашка" от 21.01.2013 N 67, в составе:

председатель комиссии: коммерческий директор Сидоров С. С.;

иные члены комиссии: начальник отдела розничных продаж и рекламы

Сазонова А. А.;

бухгалтер Соева С. К.;

системный администратор Комаров К. Д.

составлен настоящий акт о том, что:

1. Комиссией исследованы следующие документы (прилагаются):

- телефонограмма заместителя генерального директора ООО "Покупатели" Красина К. К.;

- письмо ООО "Покупатели" от 23.01.2013 N 123;

- акт осмотра ноутбука ASUS U30SD с серийным номером UOM 2453K45680DS;

- заключение ООО "БытТехника" по факту осмотра ноутбука ASUS U30SD с серийным номером UOM 2453K45680DS;

- заключение начальника отдела закупок Ивановой О. А. о средней рыночной стоимости ноутбука ASUS U30SD.

2. По итогам проведения проверки фактов, изложенных в служебной записке торгового представителя отдела розничных продаж и рекламы Петрова П. П., комиссией установлено следующее:

- 17.01.2013 Петровым П. П. по распоряжению коммерческого директора Сидорова С. С. проводилась презентация товаров компании для представителей ООО "Покупатели". Во время проведения презентации в результате чрезвычайного происшествия ноутбук Петрова П. П. оказался залитым водой и прекратил работать;

- согласно заключению аккредитованного дилерского центра по ремонту техники ASUS ООО "БытТехника" ноутбук ремонту не подлежит;

- средняя стоимость ноутбука ASUS U30SD составляет 24 800,00 (двадцать четыре тысячи восемьсот) рублей.

3. Комиссия рекомендует выплатить Петрову П. П. компенсацию в сумме 24 800,00 (двадцать четыре тысячи восемьсот) рублей.

Председатель комиссии:

Коммерческий директор Сидоров С. С. Сидоров

----------------------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Иные члены комиссии:

Бухгалтер Соева С. К. Соева

----------------------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Начальник ОРПиР Сазонова А. А. Сазонова

----------------------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Системный администратор Комаров К. Д. Комаров

----------------------- --------- ---------------------

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

После выяснения комиссией обстоятельств нанесения ущерба личному имуществу работника и его стоимостного выражения ответственное лицо работодателя должно принять решение о форме и размере компенсации ущерба сотруднику. Статья 235 ТК РФ ограничивает время, отведенное для решения этого вопроса. Согласно ч. 3 данной статьи работодатель обязан принять решение в 10-дневный срок со дня поступления заявления работника. Итоговый документ, на наш взгляд, должен представлять собой приказ по основной деятельности, в котором есть смысл не только дать распоряжение о выплате денежных средств или об организации работы по ремонту, но и изложить обстоятельства причинения вреда так, как их понимает работодатель (ведь выводы комиссии могут не совпасть с историей в изложении пострадавшего работника).

Работодатель может возместить причиненный ущерб имуществу работника, даже если данные обстоятельства прояснились и без составления работником заявления или докладной записки. Создание комиссии и документирование результатов ее деятельности весьма целесообразны - это снимет многие возможные вопросы со стороны суда и налоговых органов. А вот оформление решения работодателя о возмещении ущерба (примеры 6 и 6.1) либо отказе в таковом (см. приказ в примере 7) обязательно, так же как и ознакомление с ним "пострадавшего" работника.

Пример 6. Приказ о возмещении ущерба, причиненного имуществу работника.

Общество с ограниченной ответственностью

"Торговый дом Ромашка"

ПРИКАЗ

28.01.2013 N 73

г. Саратов

18.01.2013 от торгового представителя отдела розничных продаж и рекламы Петрова П. П. поступила докладная записка по факту повреждения принадлежащего ему имущества при исполнении им трудовых обязанностей. Факты, изложенные в служебной записке, подтверждены проверкой комиссии (акт от 25.01.2013 N 1). Согласно оценке комиссии размер ущерба составляет 24 800, 00 (двадцать четыре тысячи восемьсот) рублей. Руководствуясь вышеизложенным,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить торговому представителю отдела розничных продаж и рекламы Петрову П. П. компенсацию ущерба, причиненного его личному имуществу в процессе выполнения трудовых обязанностей, в размере 24 800,00 (двадцать четыре тысячи восемьсот) рублей одновременно с выплатой заработной платы за январь 2013 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Сидорова С. С.

Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Сидоров С. С. Сидоров 28.01.2013

Коммерческий директор ------------- ----------

(подпись) (дата)

Соева С. К. Соева 28.01.2013

Бухгалтер ------------- ----------

(подпись) (дата)

Петров П. П. Петров 28.01.2013

Торговый представитель ------------- ----------

(подпись) (дата)

Пример 6.1. Изменение текста приказа из примера 6.

1. Петрову П. П. предложить передать пострадавшее имущество ООО "БытТехника" для проведения ремонтных работ.

2. Оплатить стоимость ремонтных работ в мастерской ООО "БытТехника" в размере 4800,00 (четыре тысячи восемьсот) рублей, в соответствии с представленным счетом, в качестве компенсации ущерба, причиненного личному имуществу Петрова П. П. в процессе выполнения им трудовых обязанностей.

Пример 7. Приказ об отказе в возмещении ущерба.

Общество с ограниченной ответственностью

"Торговый дом Ромашка"

ПРИКАЗ

28.01.2013 N 173

г. Саратов

18.01.2013 от торгового представителя отдела розничных продаж и рекламы Петрова П. П. поступила докладная записка по факту повреждения принадлежащего ему имущества при исполнении им трудовых обязанностей. По результатам проведенной проверки установлена недостоверность изложенных Петровым данных (акт от 25.01.2013 N 1). В связи с тем что факт причинения ущерба имуществу работника не подтвердился,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Торговому представителю отдела розничных продаж и рекламы Петрову П. П. в выплате компенсации ущерба, причиненного его личному имуществу, отказать.

2. В трехдневный срок уведомить о принятом решении председателя комиссии коммерческого директора Сидорова С. С., бухгалтера Соеву С. К. и торгового представителя Петрова П. П.

Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Сидоров С. С. Сидоров 28.01.2013

Коммерческий директор ------------- ----------

(подпись) (дата)

Соева С. К. Соева 28.01.2013

Бухгалтер ------------- ----------

(подпись) (дата)

Петров П. П. Петров 28.01.2013

Торговый представитель ------------- ----------

(подпись) (дата)

Ущерб может быть возмещен работнику как в денежном выражении, так и в натуральной форме, например, возможно:

- выплатить работнику денежную сумму, в которую оценены ремонтные работы;

- выплатить работнику денежную сумму на покупку аналогичного имущества;

- произвести ремонт силами организации-работодателя;

- передать ноутбук для ремонта другой организации и оплатить ее услуги.

Если решение работодателя не устроило сотрудника, он вправе обратиться в суд для урегулирования возникшего между ними спора.

С. Россол

Начальник

юридического отдела

ООО "ТК Третий Рим"

Подписано в печать 19.12.2012

Рубрика: 
Ключевые слова: 
Аватар пользователя hrconsul