Подпись на документе

Аватар пользователя Кадровик и HR

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Доронина Лариса Алексеевна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Кадровое делопроизводство

В настоящее время требования к составу информационных элементов документов – реквизитов – определяются двумя государственными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4–84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» и ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Нормативы устанавливают состав обязательных реквизитов, придающих документной записи юридическую силу, а именно:

    наименование организации – автора документа и ее код; наименование документа и его код; дата документа; подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа, или код (подпись) лица, утвердившего документ; местонахождение организации – автора документа или ее почтовый адрес.

Таким образом, одним из реквизитов, придающих документу юридическую силу, является «Подпись».

Обязательный реквизит документа

Подпись на документе – собственноручная роспись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа. Подпись является обязательным реквизитом документа – как служебного, так и личного. Данный реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений (так как приложение является частью текста) и включает в себя следующие элементы:

    наименование должности лица, подписавшего документ; его личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, затем фамилия).

Необходимо отметить, что при оформлении данного реквизита дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером, а не под реквизитом «Подпись».

Оформление подписи на документе зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке или из бланка не совсем понятно, к какой организации или структурному подразделению относится лицо, подписавшее документ, например:

Подпись на документе

При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно (без указания названия организации), например:

Подпись на документе

При подписании документа несколькими должностными лицами, находящимися на различных ступенях управления, составные части реквизита «подпись» располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Подпись на документе

Так же реквизит «Подпись» оформляется, если ответственность за содержание документа несут несколько должностных лиц, например на финансовых документах:

Подпись на документе

Право первой подписи финансовых документов принадлежит руководителю, а право второй подписи – главному бухгалтеру. Вместе с тем организация может делегировать это право иным лицам, причем как своим штатным работникам (например, финансовому директору), так и третьим лицам (допустим, управляющему). В любом случае образцы подписей потребуется заверить в банковской карточке при открытии расчетного счета. Следует учесть, что лицу, не занимающему должность руководителя компании или ее бухгалтерии, право первой или второй подписи «должно быть предоставлено». Это значит, что в трудовом договоре, должностной инструкции, соответствующем приказе необходимо прямо прописать, что работник наделяется правом первой или второй подписи финансовых документов.

При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Подпись на документе

В документах, подготовленных комиссией (например, в акте), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии), например:

Подпись на документе

Обратите внимание, что в акте подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке фамилий.

Протокол подписывает председатель совещательного органа и секретарь (наименование их должностей в структуре организации не указывается), например:

Подпись на документеПодписи в трудовой книжке

На титульном листе трудовой книжки предусмотрены две подписи: владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена «разборчиво», что не вполне соответствует самому определению термина «подпись» как «собственноручной росписи» (по ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 (далее – Правила), при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Согласно п. 45 Правил ответственность за работу с трудовой книжкой (ведение, хранение, учет, выдача и т. п.) несет работодатель. Но работодателем для работника является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (иные работодатели – физические лица трудовые книжки на своих работников не ведут). Значит, заверить записи при увольнении может сам руководитель.

Однако редкий руководитель лично занимается трудовыми книжками. Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по кадровому делопроизводству и работе с трудовой книжкой. При назначении ответственного за трудовые книжки работника требуется издавать соответствующий приказ о возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Таким образом, закрывать блок записей в трудовую книжку должна подпись специально уполномоченного лица, как правило, инспектора по кадрам.

Подпись на документеМнение эксперта

Термин «подпись» может обозначать название одного из обязательных реквизитов официального документа. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи.

При этом личной подписью является собственноручная роспись, т. е. буквально «росчерк пера»,

проставленная уполномоченным должностным лицом. Следует отметить, что образец собственноручной росписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).

В. И. Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия

Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Конечно, это является недочетом, хотя он и не носит принципиального характера.

В отсутствие инспектора… Второй экземпляр, копия документа

Иногда бывает, что назначенный ответственным за работу с трудовыми книжками работник (например, инспектор по кадрам) находится в отпуске или болеет и, соответственно, не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. В этом случае руководитель может самостоятельно оформить трудовую книжку работнику. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, то ему следует издать приказ, где указать нового ответственного за ведение трудовых книжек на время отсутствия уполномоченного лица. Целесообразно указывать лиц, замещающих работников, ответственных за хранение и ведение трудовых книжек на время их отсутствия, в первоначальном приказе о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536, указано: «…если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о.», «зам»)». Как видим, не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Во избежание недоразумений в трудовой договор и в должностную инструкцию работника, который наделяется правом подписания документов в отсутствие другого работника, необходимо включить пункт о праве подписания документов. Если такой пункт в должностной инструкции или трудовом договоре отсутствует, то на время выполнения обязанностей другого работника необходимо заблаговременно выпустить распорядительный документ, где следует указать, кто именно наделяется правом подписания документов, а также его должность, инициалы, фамилию и период действия данного распоряжения.

Второй и последующий экземпляры любого документа должны быть заверены. Отметка о заверении копии проставляется от руки ниже реквизита «Подпись» и выглядит следующим образом:

Подпись на документе

При выдаче копии документа за пределы организации на ней проставляется печать и делается отметка о местонахождении подлинника документа (номер дела и номера листов), например при выдаче архивных справок.

Факсимильная подпись

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимильной подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. ТК РФ прямо не разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи на кадровых документах, в т. ч. в трудовых книжках. Поэтому в случае возникновения спорных ситуаций между работником и работодателем и рассмотрения их в суде, суд может не принять документы, подписанные таким образом, в качестве доказательств. Кроме того, возможны сложности при подтверждении трудового стажа.

Мнение эксперта

Подпись на документе
А. В. Потапова, эксперт журнала «Справочник кадровика»

В пункте 2.6.20 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536, указано: в том случае, если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, документ может подписать лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно должна указываться фактическая должность лица, подписавшего документ, а от руки или машинописным способом можно внести исправление, добавив к должности приставку «и. о.».

Обращаем ваше внимание на то, что указанная Типовая инструкция по делопроизводству была разработана специально для федеральных органов исполнительной власти, в деятельности которых есть определенная специфика.

Так, например, назначение на некоторые должности происходит после согласования или утверждения вышестоящими органами, а эти процессы занимают определенное, иногда довольно длительное, время. Поэтому в работе государственных органов весьма распространена ситуация, когда должностные лица именно «исполняют обязанности» по определенной должности – до окончательного назначения.

Для остальных работодателей такая ситуация недопустима. ТК РФ предусматривает несколько случаев исполнения обязанностей отсутствующего работника:

1. Временный перевод на другую работу по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ).

2. Временный перевод на другую работу без согласия работника в исключительных случаях, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ.

В случаях временного перевода на другую работу работник занимает должность временно отсутствующего работника, соответственно, в реквизите «Подпись» указывается именно эта должность.

3. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором (ст. 602 ТК РФ).
При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника в этом случае работник занимает должность, определенную трудовым договором, которая и будет указываться в реквизите «Подпись». При этом полномочия работника на подписание документов за временно отсутствующего работника будут подтверждаться дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом работодателя, в котором установлены срок, в течение которого работник выполняет дополнительную работу, а также ее содержание и объем.

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» устанавливает: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, могут использовать для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе устанавливается решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением участников этой системы.

Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдения ряда условий:

    сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Если есть сомнения…

В соответствии со ст. 81 Гражданского процессуального кодекса РФ получение образцов почерка для сравнительного исследования документа и подписи на документе может производиться в ряде случаев.

1. В случае оспаривания подлинности подписи на документе или ином письменном доказательстве лицом, подпись которого имеется на нем, суд вправе получить образцы почерка для последующего сравнительного исследования. О необходимости получения образцов почерка выносится определение суда.

2. Получение образцов почерка судьей или судом может быть проведено с участием специалиста.

3. О получении образцов почерка составляется протокол, в котором отражаются время, место и условия получения образцов почерка. Протокол подписывается судьей, лицом, у которого были получены образцы почерка, специалистом, если он участвовал в совершении данного процессуального действия.

Похожие материалы
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
+2
-1
Материал бы полезен?

Публикации этой по теме
Полезное

Подбор персонала

Мотивация персонала

Адаптация персонала

Обучение персонала

Оценка персонала

Корпоративная культура

Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол

Темы: Дресс-код; Система мотивации; Нематериальная мотивация; Немонетарная мотивация; Библиотека KPI