Основные правила и заполнение формы т-1

Аватар пользователя HRTrud

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 7

Основные правила и заполнение формы т-1

Главное - чтобы костюмчик сидел

Начиная с этого номера, мы будем публиковать статьи, связанные с заполнением унифицированных форм. Отношение в отделах кадров к унифицированным формам разное. Кто-то считает, что их можно игнорировать, кто-то, наоборот, относится к ним как к святому святых, пугаясь, если у него нет информации для заполнения какой-то графы или форма вообще не подходит под конкретную ситуацию. В одной кадровой службе я вообще встретилась с оригинальным отношением к постановлению Госкомстата: постоянные переводы оформлялись в унифицированной форме, а временные - в произвольной. На самом деле для того, чтобы "дружить" с унифицированными формами, надо знать главное, то есть основные принципы работы с ними. С них мы и начнем.

Принцип 1. Унифицированные формы - обязательны

Согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ; в п. 1.2 - на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.

Это значит, что для всех нас обязательны формы:

- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

- N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";

- N Т-3 "Штатное расписание";

- N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

- N Т-7 "График отпусков";

- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";

- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- N Т-10 "Командировочное удостоверение";

- N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Это те формы, которые указаны в п. 1.1 Постановления.

Из форм, указанных в п. 1.2 Постановления, думаю, что кадровики сталкиваются только с двумя: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени". Соответственно, если ваша организация не бюджетная, эти две формы также обязательны.

Практически это означает, что для нас не должно существовать дилеммы: выбрать унифицированную форму или предпочесть произвольную. Если для данного случая существует унифицированная форма - необходимо пользоваться ей. Если формы нет (например, приказа о совмещении должностей и профессий) - разрабатывайте свою. В связи с этим вопрос о том, например, надо ли оформлять прием на работу генерального директора в унифицированной форме или нет, имеет однозначный ответ: пользуйтесь тем, что утвердил Госкомстат.

Принцип 2. Форма - всего лишь болванка

Ну и как же я ее заполню в случае с директором, если форма не предназначена для этого? - мне кажется, я уже слышу этот вопрос многих читателей. Чтобы это безболезненно сделать, необходимо усвоить второй принцип: форма - это всего лишь шаблон, предназначенный для некой усредненной ситуации. Если она вам не подходит, вы можете модернизировать ее практически как угодно. Позволяет нам это сделать Постановление Госкомстата N 20.

Фрагмент документа. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением от 24 марта 1999 г. N 20

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах" Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Иначе говоря, мы не вправе трогать все те реквизиты, которые есть в формах, но можем добавлять нужные нам графы, столбцы и т.д. (подобные изменения должны быть оформлены приказом (распоряжением) руководителя организации или лица, которому делегированы полномочия по подписанию таких приказов), а также расширять и сужать графы. На что здесь хотелось бы обратить внимание? При составлении такого приказа следует указать, вносите ли вы эти изменения в форму "навсегда" или адаптированный вариант формы будет применяться лишь в отношении данного проблемного случая (например, того же самого приема на работу генерального директора). Если вы, например, бессрочно закрепите в форме реквизиты, которые были необходимы лишь для приема на работу генерального директора, то они будут мешать при оформлении на работу обычных сотрудников.

Впрочем, иногда и полномочия, делегированные Госкомстатом организациям по адаптации форм, в проблемных ситуациях не помогают. Так, один кадровик, столкнувшийся с некой сложной кадровой задачей, сетовал на то, что унифицированная форма Госкомстата о переводе не подходит для его специфического случая. "Добавьте те реквизиты, которые вам необходимы для этого. Это позволяет сделать Постановление Госкомстата N 20", - посоветовал автор данной статьи. "Не могу, - посетовал кадровик. - Совершать столь вольные действия мне программа 1С не дает..." Безусловно, подобные проблемы надо решать с программистами. Но, скорее всего, они разрешимы.

Принцип 3. Приказы не коктейль, чтобы их смешивать

Конечно, унифицированную форму мы имеем право адаптировать под определенную ситуацию, но это вовсе не значит, что стоит смешивать различного вида приказы между собой: приказ об увольнении с приказом на отпуск, приказ о переводе с приказом об изменении штатного расписания и т.д.

Так, один из наших авторов рассказал о следующей ошибке, обнаруженной им на одном из форумов кадровиков. Некий юрист предложил свой алгоритм действий в случае, если кадровик не успевает сделать приказ о введении новой должности в штатное расписание, на которую предполагается перевести сотрудника. Юрист советовал совместить приказ о переводе работника с приказом о внесении изменений в штатное расписание. Причем соответствующие положения о внесении изменений в штатное расписание расположить внизу. В связи с таким оригинальным разрешением данной ситуации у меня возникло два вопроса. Первый - как у человека, работавшего в кадровой службе: неужели по времени дольше составить два отдельных приказа (о переводе и о внесении изменений в штатное расписание), чем приказ о внесении новых реквизитов в унифицированную форму и приказ о переводе? Второй - как у юриста: как можно в первой половине приказа перевести человека на должность, которая пока не существует в штатном расписании, ведь появится она только во второй половине приказа? Тем более, что приказ о постоянном переводе делается на основании дополнительного соглашения? И о чем же работник и работодатель в этом дополнительном соглашении могли договориться между собой? О переводе на должность, которой пока нет? Третий вопрос мне задал делопроизводитель, удивившийся, что можно соединить два разных приказа между собой при том, что сроки хранения у них отличаются друг от друга.

Принцип 4. Заполните все, что только можно заполнить,

и не заполняйте, если необходимую информацию

при всем вашем старании получить просто невозможно

При заполнении личной карточки работника (N Т-2) необходимо указывать код места рождения по ОКАТО, а как указывать код для рожденных за пределами РФ (меня интересует Казахстан и другие страны СНГ)?

М.И. Крапивина

Понятно, что все мы, кадровики, не любим вписывать в формы всевозможные коды. Но вообще-то нет никакой объективной причины для того, чтобы мы не могли найти этой информации в стандартной ситуации. Другое дело, что бывают случаи, когда внести такие сведения просто невозможно, как, например, в ситуации, описанной автором письма. Ну что можно указать в ячейке "Код места рождения по ОКАТО", если это общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления, а не классификатор всех стран бывшего Советского Союза? В описанном случае следует ставить прочерк.

Невозможно иногда заполнить графу ИНН, ведь заставить работника принести и показать данный документ мы не вправе. Следовательно, в таких случаях нужно также ставить прочерк.

А вот точка зрения, согласно которой реквизит "Условия приема на работу, характер работы" в форме Т-2 заполнять не следует, если работник принимается на основное место по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы, довольно спорная. Так же, как сомнительно и то, что вопрос о заполнении данной графы в таком случае можно решить по согласованию с бухгалтерией. Так и хочется в таком случае спросить, разработчики этот реквизит просто так что ли нарисовали? От нечего делать? И почему он тогда не называется "Условия приема на работу, характер работы, если они отличаются от обычных"? И почему в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не сказано, что, если условия работы сотрудника стандартны, их в приказе позволительно не указывать? Иначе говоря, автор данной статьи посоветовал бы вам не полениться и указать в любом случае условия приема на работу сотрудника и характер его работы.

Заполнение формы Т-1

Итак, вторую часть статьи мы посвятим заполнению унифицированной формы Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу". В стандартных ситуациях этот процесс не вызывает трудностей - поэтому мы очень кратко дадим рекомендации по заполнению формы Т-1. Однако бывают так называемые нетипичные ситуации, когда форму необходимо адаптировать. В данной статье мы остановимся на пяти проблемных ситуациях.

1. Модификация формы в случае, если приказ подписывает не руководитель организации, а иное лицо.

2. Прием на работу первого лица компании.

3. Адаптация формы под прохождение практики студентами.

4. Изменение реквизитов, связанных с оплатой труда сотрудников в случае приема на работу совместителя.

5. Изменение формы в том случае, если дата окончания срочного договора обуславливается наступлением какого-либо события.

6. Когда в трудовом договоре указана не должность, на которую принимается работник, а его трудовая функция.

В этом номере журнала мы рассмотрим, как выйти из первой ситуации, а в следующем номере (во второй части статьи) - из всех остальных.

Заполнение унифицированной формы Т-1 в стандартных случаях

После внесения соответствующего кода по ОКПО необходимо написать наименование организации. Каких-либо правил здесь нет. Как правило, пишут либо полное наименование организационно-правовой формы и затем наименование организации, либо краткое наименование организационно-правовой формы и затем наименование организации.

Далее проставляется дата принятия на работу:

Пример 1.

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Принять на работу │ с │ 01.07.2006 │

├──────┼─────────────┤

│ по │ │

└──────┴─────────────┘

Пример 2.

┌──────────────┐

│ Дата │

┌──────┼──────────────┤

Принять на работу │ с │1 июля 2006 г.│

├──────┼──────────────┤

│ по │ │

└──────┴──────────────┘

Если договор носит срочный характер, то в графе "по" ставится дата окончания договора. Это может быть конкретное число календаря, или окончание договора может датироваться каким-то событием (как внести сведения о моменте окончания договора во втором случае, мы расскажем в следующем номере журнала). Если договор заключен на неопределенный срок, в ячейке "по" ставится прочерк или она остается пустой.

Далее в родительном падеже пишутся фамилия, имя и отчество принимаемого работника и присвоенный ему табельный номер.

Затем в винительном падеже указывается структурное подразделение, в которое принимается сотрудник.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в трудовом договоре указано конкретное наименование должности, специальности, профессии, то мы указываем его. В противном случае форму придется адаптировать (как это сделать - мы подробно расскажем позже).

Затем указываются условия приема на работу и характер работы. В стандартной ситуации это основная, постоянная работа, продолжительность рабочей недели - 40 часов.

Затем вносятся сведения о ставке или окладе работника, а при необходимости - и о наличии надбавки.

Основанием для приема сотрудника на работу будет служить трудовой договор.

Приказ подписывается руководителем организации. Соответственно, в форму вносится наименование его должности и расшифровка подписи.

Согласно ч. 2 ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Обратите особое внимание на данное требование ст. 68. Понятно, что мы все его много раз видели, но прочитывали, к сожалению, по-своему. Повторим еще раз, что трехдневный отсчет начинается не с момента издания приказа, не с момента выхода работника на работу, а с момента подписания трудового договора. При этом, согласно ч. 1 ст. 14 ТК РФ, течение сроков, с которыми Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

Пример 3. Если с работником был заключен трудовой договор 6 июня 2006 г., согласно которому сотрудник должен был выйти на работу 8 июня 2006 г., и в этот день был издан приказ о приеме работника в штат, то в этот же день необходимо ознакомить сотрудника с приказом. Ведь отсчет будет идти с шестого, а не с восьмого числа.

Заполненная форма приказа в результате будет выглядеть у нас так, как это показано в примере 4.

Пример 4.

Унифицированная форма N Т-1

┌───────┐

│ Код │

├───────┤

Форма по ОКУД │0301001│

Общество с ограниченной ответственностью "Утюг" ├───────┤

------------------------------------------------ по ОКПО │1234568│

наименование организации └───────┘

┌─────────┬───────────┐

│ Номер │ Дата │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤

│ 22 │10.07.2006 │

ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

(распоряжение)

о приеме работника на работу

┌─────────────┐

│ Дата │

┌──────┼─────────────┤

Принять на работу │ с │ 10.07.2006 │

├──────┼─────────────┤

│ по │ - │

└──────┴─────────────┘

┌───────────────┐

│Табельный номер│

├───────────────┤

Соловьева Ирина Валерьевна │ 23 │

-------------------------------------------------┴───────────────┘

(фамилия, имя, отчество)

бухгалтерию

в ----------------------------------------------------------------

(структурное подразделение)

бухгалтер

------------------------------------------------------------------

(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

__________________________________________________________________

квалификации)

постоянная, основная, продолжительность раб. недели - 40 часов

------------------------------------------------------------------

(условия приема на работу, характер работы)

9000 00

с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп.

(цифрами)

- -

надбавкой ----------- руб. -- коп.

(цифрами)

без испытания

с испытанием на срок ---------------------------------- месяца(ев)

Основание:

10 07 06 13

Трудовой договор от "--" ----------- 20-- г. N --

Генеральный

директор Тимофеев Н.А.

Руководитель организации ----------- ________ --------------------

(должность) (личная (расшифровка подписи)

подпись)

С приказом (распоряжением) 10 июля 06

работник ознакомлен ________________ "--" -------- 20-- г.

(личная подпись)

Адаптация формы Т-1 к ситуации, когда приказ подписывает

не руководитель организации, а иное лицо

Многие кадровики почему-то считают, что приказы по личному составу может подписывать исключительно руководитель организации. Иным же лицам это строго-настрого запрещено. Между тем в юридической науке существует такое понятие, как делегирование полномочий. То есть лицо (в нашем случае - руководитель организации) может передать некие полномочия (например, на заключение трудового договора, подписание всех приказов и пр.) иному лицу. Полномочия могут быть переданы другому лицу на основании приказа, локального нормативного акта и пр. Для того чтобы лицу, которому переданы соответствующие полномочия, было удобно подписать приказ о приеме на работу, в форму Т-1 должны быть внесены соответствующие реквизиты. Возможный вариант адаптированной к такой ситуации формы Т-1 смотрите в примере 5. Приказа о внесении изменений в форму - в примере 6.

Пример 5.

- - -

Руководитель организации ----------- -------- --------------------

(должность) (личная (расшифровка подписи)

подпись)

Генеральный

управляющий М.И.Кузнецов

Руководитель организации ----------- ________ --------------------

(должность) (личная (расшифровка подписи)

подпись)

С приказом (распоряжением) 8 июня 06

работник ознакомлен ________________ "--" -------- 20-- г.

(личная подпись)

Пример 6.

Общество с ограниченной ответственностью "АБВГД"

Приказ

23.05.2006 N 135

Москва

О внесении изменений в унифицированную

форму первичной учетной документации N Т-1

Приказываю:

1. Унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме

работника на работу (форма N Т-1), Постановлением Госкомстата

России от 05.01.2004 N 1, дополнить после реквизита "руководитель

организации" следующей строкой:

Генеральный

управляющий

Руководитель филиала ----------- -------- ---------------------

(должность) (личная (расшифровка подписи)

подпись)

2. Отделу кадров:

2.1. Обеспечить изготовление бланков приказа с дополнениями,

указанными в п. 1 настоящего приказа.

2.2. С 1 июля 2006 г. применять при оформлении приема

работников для прохождения практики унифицированную форму приказа

Т-1 с внесенными в нее дополнениями.

Генеральный директор Н.П. Казаков

В следующем номере читайте о том, как адаптировать унифицированную форму под следующие ситуации: прием на работу первого лица компании; адаптацию формы под прохождение практики студентами; изменение реквизитов, связанных с оплатой труда сотрудников в случае приема на работу совместителя; изменение формы в том случае, если дата окончания срочного договора определена каким-то событием; а также о том, как преодолеть другие сложности, связанные с работой с унифицированной формой Т-1.

(Окончание см. "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 8)

Ю.А.Хачатурян

Эксперт журнала,

юрист

Подписано в печать

26.06.2006

Часть 2

Читайте также

правила заполнения т 2

унифицированные формы приказов

заполнение формы т 2

Похожие материалы
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
+1
-1
Материал бы полезен?

Публикации этой по теме
Полезное

Подбор персонала

Мотивация персонала

Адаптация персонала

Обучение персонала

Оценка персонала

Корпоративная культура

Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол

Темы: Дресс-код; Система мотивации; Нематериальная мотивация; Немонетарная мотивация; Библиотека KPI