Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

Аватар пользователя cons_r

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 7

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве

Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту - Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства. Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил "личные дела... формируются в течение всего периода работы данного лица в организации". Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. 17 п. 3.4.9 Основных правил, который обращает внимание на необходимость перемещения личных дел сотрудников, не завершенных делопроизводством (т.е. продолжающих работать), из номенклатуры дел завершенного года в номенклатуру дел организации следующего года (как правило, под тем же индексом). При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. в примере 1.

Пример 1.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Сроки хранения
и N N статей
по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

...02-04

Личное дело
директора
предприятия

1

Постоянно
ст. 337 а

Переходящее

02-05

Личные дела
сотрудников
предприятия

700

75 лет ЭПК
ст. 337 б

Переходящие

Сроки хранения дел в примере 1 взяты из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту - Типовой перечень). Предприятие также может использовать в работе по составлению номенклатуры дел типовые перечни документов, действующие для соответствующих ведомств. Однако сроки хранения не должны быть меньше сроков, указанных в Типовом перечне, т.е. приведенных в данном примере.

Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника.

Формируем личное дело

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело. Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т.п. (автор данной статьи не будет вдаваться в законность требований таких документов с точки зрения трудового законодательства, т.к. цель нашей статьи иная). По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу.

Пример 2.

Личный листок

по учету кадров

Конвертов ┌────────────┐

1. Фамилия ------------------------------------ │ Место │

Александр Андреевич │ для │

имя --------- отчество --------- │фотокарточки│

муж. 12.08.1962 │ │

2. Пол ---- 3. Год, число и месяц рождения -------- │ │

г. Москва │ │

4. Место рождения --------- │ │

русский │ │

5. Национальность ------- │ │

высшее │ │

6. Образование ------ └────────────┘

Название
учебного
заведения и его
местонахождение

Факультет
или
отделение

Форма
обучения
(дневная,
вечерняя,
заочная)

Год
поступления

Год
окончания
или ухода

Если не
окончил,
то с какого
курса ушел

Какую
специальность
получил
в результате
окончания
учебного
заведения,
указать N
диплома или
удостоверения

Московский
государственный
педагогический
институт

Русский
язык и
литература

Дневная

1979

1984

-

Учитель
русского
языка и
литературы.
Диплом
N ФХ 3589651

7. Какими иностранными языками и языками народов СНГ владеете

немецким, читаю и перевожу со словарем

------------------------------------------------------------------

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,

владеете свободно)

не имею

8. Ученая степень, ученое звание не имею ---------------------

------------------------------------------------------------------

не имею

9. Какие имеете научные труды и изобретения ----------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------

В процессе работы сотрудника на предприятии его личное дело, естественно, дополняется различными документами о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными необходимыми в таких случаях документами. Каждый из таких документов по мере возникновения помещается в личное дело.

Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и пр.

В течение периода работы сотрудника на предприятии кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи (см. пример 3), а также ведет учет дополнительных сведений о данном сотруднике в добавление к личному листку по учету кадров, помещая эти две учетные формы в начале дела.

Пример 3.

Внутренняя опись

1

документов дела N ---

N
п.п.

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок документа

Номера
листов
ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5

6

1.

02-04

13.07.2005

Личный листок по
учету кадров

1 - 2

2.

02-04

13.07.2005

Автобиография

3

3.

02-06

13.07.2005

Заявление о приеме
на работу

4

4.

02-05

13.07.2005

Трудовой договор

5 - 9

5.

02-04

14.07.2005

Копия приказа о
приеме на работу

10

6.

02-07

14.08.2006

Заявление об
увольнении

11

7.

02-04

14.08.2006

Приказ об увольнении

12

Итого 7 (семь) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

Главный специалист отдела кадров

ОАО "Созвездие" И.Н. Морозова

15.08.2006

Вкратце мы расскажем о том, как сделать внутреннюю опись. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам. В начале указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа - не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, "анкета" вместо "личный листок по учету кадров", "трудовое соглашение" вместо "трудовой договор" и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления.

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Есть ли на предприятии архив или его нет, ясно одно: в соответствии с уже известной нам ст. 337 Типового перечня срок хранения личного дела либо является постоянным (для первого лица организации), либо составляет 75 лет с отметкой ЭПК после его завершения делопроизводством. Согласно действующим правилам архивного дела отметка ЭПК означает, что часть документов дела из-за своей значимости может быть отнесена к документам, подлежащим постоянному хранению. По истечении сроков хранения, по решению экспертной комиссии предприятия или соответствующего государственного архива, отдельные документы (а возможно, и целые дела) могут быть оставлены на постоянное хранение. С этой целью документы дела должны быть переформированы и внесены в другую опись - опись дел постоянного хранения. Уничтожение дел с отметкой "ЭПК" разрешается только по отдельно составленному для них акту. Более подробную информацию по данному вопросу можно получить в п. 2.8 Указаний по применению типового перечня, а также в абз. 2 и 3 п. 2.3.3 Основных правил.

Личные дела подлежат полному оформлению.

Подготовка личных дел к передаче

на архивное хранение (оформление)

Располагаем документы в правильной последовательности!

Начиная подготовку личных дел к их передаче на архивное хранение, мы вновь встречаемся с некими проблемами, обусловленными их спецификой. Обычно в процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними - документы о приеме на работу и, наконец, документы, которые сотрудник заполняет и передает при его поступлении на предприятие: личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании и т.п. Два документа, которые ведутся кадровой службой, - внутренняя опись и дополнение к личному листку по учету кадров - чаще всего помещаются в начале дела для удобства их ведения. Но мне встречались и другие варианты.

Очень жаль, что порядок систематизации этих форм внутри личного дела нигде не регламентирован, в то время как архивист должен руководствоваться правилами. Перед сдачей в архив документы необходимо переформировать в прямой временной хронологии. В то же время некоторые архивисты высказывают диаметрально противоположную точку зрения, согласно которой расположение документов внутри личного дела задом наперед вполне можно считать окончательным. Объясняют это такие специалисты опять же спецификой личного дела. Автору данной статьи всегда было удивительно, как вообще может существовать такое мнение? На какие нормативно-правовые акты оно опирается? На мой взгляд, данная точка зрения просто бездоказательна. Ведь у архивиста есть правила, которыми он руководствуется. В них, т.е. в том же п. 3.6.3 Основных правил, определено, что понимается под полным оформлением дела. Это - "подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)". В абз. 7 п. 3.5.5 Основных правил говорится о способе систематизации листов в личном деле: "Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления". Правда, на практике я не встречался с тем, чтобы кадровик сразу же располагал документы в прямом хронологическом порядке. Ведь для этого при поступлении каждого нового документа старые документы ему пришлось бы вынимать и располагать в новой последовательности. Но нигде не сказано, что документы, входящие в состав личного дела, могут поступать в архив расположенные так же, как они бывают сформированы изначально.

Таким образом, руководствуясь Основными правилами, при подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела необходимо систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии датой будет дата их заполнения. Эти документы необходимо расположить в начале дела. Далее следует расположить копии документов об образовании сотрудника. Для удобства желательно сосредоточить вместе с такими документами и копии тех документов об образовании, которые сотрудник получил в период работы на данном предприятии. Правда, здесь возникает вопрос о правомерности такой систематизации. Кроме того, в таком случае дата одного из документов об образовании обычно вообще не укладывается в хронологические рамки (крайние даты) самого личного дела. Ведь чаще всего сначала человек заканчивает учебное заведение, а потом поступает на работу. Соответственно, дата диплома всегда будет более ранней, чем дата заполнения личного листка по учету кадров и автобиографии. Поэтому здесь мы руководствуемся иным п. 3.5.4. Основных правил: "Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы". После данных документов в дело могут быть сформированы документы о дополнительном образовании сотрудника, повышении его квалификации, которые были получены сотрудником в течение работы на конкретном предприятии.

После копий документов об образовании сотрудника будут располагаться документы о поступлении на работу:

- направление на работу (при его наличии; этот вид документа чаще всего встречался в кадровом делопроизводстве в советское время и использовался для приема молодых специалистов; недавно эта форма снова напомнила о себе, начав иногда встречаться);

- резюме, характеристики, рекомендательные письма (при их наличии);

- заявление сотрудника о приеме на работу;

- трудовой договор;

- копия или второй экземпляр приказа о приеме сотрудника на работу (приказ самого предприятия может быть издан на основании приказа вышестоящего ведомства, если конкретное предприятие находится в его подчинении; в этом случае, при наличии такого приказа, сначала формируются копия или экземпляр приказа вышестоящего ведомства, а затем - приказа предприятия);

- типовая или индивидуальная должностная инструкция.

Далее в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые заводятся делопроизводством кадровой службы предприятия в течение трудовой деятельности его сотрудника. Это могут быть:

- документы, связанные с переводом:

- заявление о переводе,

- дополнительное соглашение к трудовому договору,

- копия или второй экземпляр приказа о переводе,

- типовая или индивидуальная должностная инструкция;

- копии (вторые экземпляры) приказов:

- о поощрениях,

- наложении дисциплинарных взысканий,

- совмещении должностей и профессий и т.д.

Завершают личное дело:

- заявление об увольнении либо иное основание для увольнения (его копия);

- копия (второй экземпляр) приказа об увольнении.

Нумеруем листы!

При завершении формирования личного дела для передачи его на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом или нумератором в правом верхнем углу каждого документа. Заканчивая нумерацию листов, следует иметь в виду, что листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Но на практике возможны следующие варианты:

- количество листов может совпадать с их количеством, указанным во внутренней описи;

- количество листов может быть больше их количества, указанного во внутренней описи. Это может происходить оттого, что некоторые документы не были в свое время указаны во внутренней описи личного дела кадровой службой предприятия при ведении личного дела. Как правило, это происходит случайно, из-за обычной невнимательности кадровиков.

В случае если фактическое количество листов меньше их количества, указанного во внутренней описи, автор данной статьи считает, что такое дело архивист принимать в архив не должен. В таком случае дело срочно возвращается кадровой службе предприятия для принятия соответствующих мер (например, изъятия кадровой службой прежней внутренней описи и составлению взамен нее другой; составления соответствующего акта за подписью должностных лиц и т.п.). Разрешение такой ситуации может выглядеть следующим образом.

1. Личное дело возвращается в кадровую службу, о чем извещается ее руководитель.

2. Сотрудник кадровой службы, которому поручено проведение расследования с целью установления причин недостачи документов, изыскивает все возможные способы к их розыску (в отделах, в других делах и т.п.). Далее возможны следующие варианты:

1. Документы обнаружены. В этом случае сотрудник ставит в известность своего руководителя и по его поручению передает дело в число отобранных и проверенных с целью продолжения дальнейшей работы с ним.

2. Документы не обнаружены, либо обнаружена только их часть. Сотрудник докладывает об этом своему руководителю, который действует по своему усмотрению (докладывает об этом вышестоящему руководству, выявляет и наказывает сотрудника, по вине которого произошла недостача и т.п.). Так, осуществляется служебное расследование, для которого распорядительным документом создается комиссия. По факту недостачи документов (документа) составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное дело. На мой взгляд, при этом желательно составить и новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю опись также необходимо оставить в деле. Таким образом, личное дело передается для завершения работы с ним на архивное хранение, а на данный случай целесообразно было бы обратить внимание в предисловии к годовой описи.

Делаем переплет и оформляем обложку!

По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела или титульного листа в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

Личные дела уволенных сотрудников на предприятии могут учитываться двумя способами:

- каждое по отдельности;

- по комплексам дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Затем осуществляется деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит "Том".

Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 4; заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 5.

Пример 4. Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 г.

Пример 5. Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 г. Лит. А-Я.

Если сотрудник в период работы на предприятии изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии такого сотрудника, а прежняя (прежние - их, кстати, может быть несколько) - заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии сотрудника, используемый для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 6.

Пример 6. Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 г.

Делаем сдаточную опись!

И, естественно, для передачи в архив личных дел необходимо составить сдаточную опись. Сдаточная опись составляется по форме, указанной в Приложениях N N 12 - 13 Основных правил. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. В первой графе указываются порядковые номера дел; во второй - индексы дел по номенклатуре; в третьей - заголовки дел (по номенклатуре) с обязательным их уточнением по документам (номера приказов, литеры фамилий и т.п.); в четвертой - крайние даты (проставляются по документам дел); в пятой - указывается количество листов дел; в шестой - сроки хранения (из номенклатуры дел); в седьмой - необходимые примечания. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения предприятия, являющимся источником комплектования архива.

Пример 7.

ОАО "Созвездие"

Отдел кадров

Утверждаю

Начальник отдела кадров ОАО "Созвездие"

_________________________ В.П. Соколова

13.01.2006

Опись N 02л/с-2005

N
п.п.

Индекс
дела

Заголовок дела

Крайние даты

Кол-во
листов

Срок
хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

2005
Отдел кадров

1.

02-02

Приказы
N N 1к-69к
генерального
директора
общества по
личному
составу за
2005 год

18.01.2004 -
24.12.2005

78

75 лет
ЭПК

2.

02-04

Личное дело
Григорьева
Всеволода
Николаевича,
уволенного в
2005 г.

19.12.1998 -
16.05.2005

22

75 лет
ЭПК

3.

02-04

То же,
Кораблева
Александра
Игоревича

26.10.1997 -
02.04.2005

19

75 лет
ЭПК

4.

02-04

То же,
Тимофеевой
(Вороновой)
Ольги
Дмитриевны

14.09.2001 -
11.03.2005

24

75 лет
ЭПК

5.

02-05

Личные
карточки
сотрудников
общества,
уволенных в
2005 г.
(ф. Т-2),
лит. Г-Т

26.10.1997 -
16.05.2005

3

75 лет
ЭПК

В данную опись внесено 5 (пять) ед. хр. с N 1 по N 5

Главный специалист отдела кадров И.Н. Морозова

13.01.2006

Передал: 5 (пять) ед. хр.

Главный специалист отдела кадров И.Н. Морозова

13.01.2006

Принял: 5 (пять) ед. хр.

Заведующий архивом С.Н. Алексеев

13.01.2006

В.В.Краснов

Заведующий архивом

Росжелдорснаба - филиала

Открытого акционерного общества

"Российские железные дороги"

Подписано в печать

26.06.2006

номенклатура дел организацииличное делоопись личного дела образецкак правильно оформить личное делоопись личного дела

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
+7
-1

Аватар пользователя Alice

Добрый день! Не совсем понятно в примере №3, как у листка по учету кадров и автобиографии может быть индекс? Как, в таком случае, указывать в графе "индекс документа" копии паспорта, СНИЛСа, ИНН, диплома, св-ва о браке??? (ведь в номенклатуре таким документам отдельно индекс  не присваевается)...

Аватар пользователя 14anna08

потому что вы выдаете копии этих документов при увольнении. чтобы не отвечать за сохранность.

Полезное

Подбор персонала

Мотивация персонала

Адаптация персонала

Обучение персонала

Оценка персонала

Корпоративная культура

Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол

Темы: Дресс-код; Система мотивации; Нематериальная мотивация; Немонетарная мотивация; Библиотека KPI