Личное дело работника

Аватар пользователя cons_r

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2007, N 1

Личное дело работника

1. Общие вопросы ведения личных дел

Вопреки широко распространенному (но ошибочному) мнению, ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работников.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" <1>.

--------------------------------

<1> В данной статье этот вопрос не рассматривается.

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя - государственную организацию (предприятие) отраслевым (ведомственным) нормативным актом. Например, Постановлением от 21 августа 2004 г. N 429 "О Федеральной таможенной службе", которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией) или т.н. материнской компанией, если речь идет о холдинговой структуре.

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) - какие категории работников должны иметь личные дела.

В первую очередь личные дела заводятся <2>:

- на работников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений);

- на работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера).

--------------------------------

<2> Соответствующие предписания содержатся в Методических рекомендациях Мосгорархива: "Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий". М.: Мосгорархив, 1993.

Однако во многих (частных) компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике. В одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов в отношении данного работника и другие документы.

Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции и обязательно отразить в Положении о работе с персональными данными работника (согласно и ст. 86, и гл. XIV Трудового кодекса РФ, и Федеральному закону от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных").

2. Формирование личных дел работников

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике, переданной им работодателю при оформлении трудовых отношений для работы в соответствующей должности. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами <3>.

--------------------------------

<3> Не лишним будет напомнить, что специально уполномоченное лицо должно быть назначено отдельным приказом об этом. Просто наличия упоминания о такой функции в должностной инструкции и/или в трудовом договоре с работником, ведущим личные дела, не достаточно и может служить основанием для привлечения руководителя предприятия к административной ответственности.

Формирование личного дела производится непосредственно после оформления трудовых отношений с работником (в частности, после издания приказа о назначении на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников).

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива <4> и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС России (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- личный листок по учету кадров или анкета <5>;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- автобиография;

- копии документа об образовании;

- трудовой договор (экземпляр работодателя);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

--------------------------------

<4> Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций. Любые ссылки на то, что указанный список документов обязателен, - ничтожны и незаконны.

<5> И личный листок, и анкета обязательно предусмотрены только для государственных служащих. Использование форм этих документов другими структурами носит добровольный и произвольный характер и не исключает разработки собственных форм, аналогичных упомянутым.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола (так рекомендует Мосгорархив - Прим. автора)) (иным вариантом является подшивание при помощи иглы и суровой нити в два прокола, сделанным обыкновенным дыроколом) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении N 1.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т.д.) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работников и т.п. <6>.

--------------------------------

<6> Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

- личному делу присваивается учетный номер;

- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

- в личное дело вкладывается внутренняя опись (приложение N 2).

3. Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами ведения личных дел конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

- ведение записей в соответствующих разделах личного дела <7>;

- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дела <8>;

- изъятие документов, надобность в которых миновала <9>;

- периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов <10>.

--------------------------------

<7> В том числе во внутренней описи.

<8> Как правило, в хронологическом порядке, т.е. по мере их поступления.

<9> Это касается, в частности, справок с устаревшими сведениями.

<10> Такая проверка производится с целью установления наличия и физического состояния документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений <11>. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица кадровой службы и печатью предприятия или кадровой службы.

--------------------------------

<11> Не рекомендуется использовать гелевые ручки, т.к. написанные ими тексты очень быстро выцветают.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование штампов установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри "дела" они располагаются в хронологической последовательности <12>.

--------------------------------

<12> Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи <13>.

--------------------------------

<13> Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе "Примечание" о фактическом местонахождении документа в составе "дела".

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения оригиналов и копий документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях копии документов заверяются и приобщаются к "делу".

4. Хранение и учет личных дел работников

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадровой службы под общим заголовком "Личные дела" с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года расторжения трудовых отношений с работником <14>.

--------------------------------

<14> Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные награды, иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении <15>) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работников, тогда как личные дела лиц, с которыми трудовые отношения прекращены передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив кадровой документации. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (или плотно закрывающихся металлических шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

--------------------------------

<15> Общие требования к подобным помещениям - наличие защиты от несанкционированного проникновения, от залития водой, средств пожаротушения, желательно - кондиционирование воздуха и/или, как минимум, соблюдение стабильного температурного режима и влажности воздуха.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре.

Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

- по порядку номеров;

- в прямом алфавитном порядке;

- по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов - по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов - алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством работника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел <16>.

--------------------------------

<16> При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников.

5. Выдача личных дел работников во временное пользование

Выдача личных дел работников организации во временное пользование работникам для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под личную роспись (в контрольном журнале) с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за ведение личных дел).

Ознакомление сотрудников со своими личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом работникам запрещается:

- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

- вносить в личное дело новые записи;

- извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

- задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела работник вправе заявить об этом в кадровую службу.

К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем компании. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении N 3.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (любым - как государственным, так и частным) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса <17>). О выдаче дела составляется Акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах кадровой службы компании до возвращения дела (документа) в место хранения.

--------------------------------

<17> Это право, но не обязанность руководителя компании. Обязанностью его является четкое соблюдение прав работников, закрепленных в ТК РФ, в Федеральном законе N 152-ФЗ "О персональных данных", и режима обращения персональных данных, закрепленного в Положении о работе с персональными данными работников, действующему на данном предприятии.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя компании с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи <18>. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

--------------------------------

<18> При выдаче за пределы предприятия - также с составлением акта.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в компании ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в Акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю компании.

6. Оформление личных дел работников при передаче дел в архив

Оформление личных дел работников для передачи дел в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива.

Эта процедура включает:

- подшивку (переплет) дела <19>;

- уточнение нумерации листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление (уточнение) внутренней описи;

- внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

--------------------------------

<19> В том числе при объединении нескольких личных дел в одну единицу хранения.

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

- объединять индивидуальные личные дела лиц, трудовые отношения с которыми расторгнуты, в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам расторжения трудовых отношений);

- располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены;

- снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровой службой компании. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия "личная папка", "личный файл" или "досье" вместо "личное дело".

При этом кадровику важно помнить, что:

- в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", по защите персональных данных;

- трудовые договоры (если их немного) могут храниться в личном деле работника, но никакие в личном "файле" и т.п. Однако куда более правильно - хранить трудовые договоры отдельно в самостоятельном деле "Трудовые договоры с работниками".

Автор не претендует на то, что все изложенное - образец для подражания.

Тем не менее все это соответствует законодательству, следовательно, реализация этого и есть соблюдение законодательства.

Организация работы с личными делами работников

Приложение N 1

Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела

______________________________________________________________

(наименование предприятия, организации, учреждения)

┌──────────────┐

│Ф. N _______ │

│Оп. N _______ │

│Д. N _______ │

└──────────────┘

Личное дело N ____

______________________________

(фамилия, имя, отчество)

┌──────────────┐ Дата начала ___________

│Ф. N _______ │ Дата окончания ___________

│Оп. N _______ │

│Д. N _______ │ На _____ листах

└──────────────┘ Хранить _____ года/лет

Приложение N 2

Пример оформления внутренней описи личного дела

Опись документов личного дела

_______________________________________

(фамилия, имя, отчество работника)

N
п/п

Наименование документа

Кол-во
листов

Дата
выдачи
документа

Кому
выдан
документ

Дата
возврата
документа

Подпись
работника
службы
кадров

1.

Дополнение к личному
листку по учету кадров

2.

Личный листок по учету
кадров

3.

Автобиография

4.

Копия диплома об
образовании

И т.д.

Наименование должности лица,

составившего опись Роспись Расшифровка росписи

Дата

Приложение N 3

Примерная форма контрольного журнала (карточки)

Контрольный журнал (карточка)

N
личных
дел

Фамилия,
имя
отчество

Дата
выдачи
(высылки)
дела

Кому
выдано
(выслано)
дело

Расписка
в получении дела (N
сопроводительного
письма)

Телефон

Дата
возврата
дела

1

2

3

4

5

6

7

И.Резник

Юрист

Подписано в печать

25.12.2006

личное дело сотрудника и правила его оформленияоформление личного дела сотрудникаличное дело сотрудникаличное делооформление личных дел сотрудниковличные дела сотрудниковформирование личных дел сотрудниковкакие документы должны быть в личном деле сотрудникачто должно быть в личном деле сотрудникаведение личных дел сотрудниковтитульный лист личного дела работникаопись личного дела сотрудникакак правильно оформить личное делосрок хранения личных дел сотрудников организации составляет

Похожие материалы
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
+11
-1

Публикации этой по теме
Полезное

Подбор персонала

Мотивация персонала

Адаптация персонала

Обучение персонала

Оценка персонала

Корпоративная культура

Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол

Темы: Дресс-код; Система мотивации; Нематериальная мотивация; Немонетарная мотивация; Библиотека KPI