Личное дело будущего руководителя

Аватар пользователя HRTrud

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 10

Личное дело будущего руководителя

Вопрос формирования кадрового резерва для замещения руководящих должностей особенно актуален для предприятий любой формы собственности и любого размера. Среди задач, решаемых процессом создания резерва для замещения руководящих должностей, - выявление и изучение сотрудников, способных занять эти должности, подготовка и воспитание руководителей, обеспечение планомерного замещения вакансий, непрерывность руководства, минимизация элементов случайности в кадровой работе. В статье идет речь о документальном обеспечении данного процесса.

Включение кандидатов в кадровый резерв

В основу работы с резервом руководителей могут быть положены следующие критерии:

- подбор кандидатов в состав резерва осуществляется по их деловым и личностным качествам;

- необходимо соблюдение возрастного и образовательного цензов кандидатов на выдвижение;

- образование кандидата должно быть, как правило, высшим и соответствовать профилю будущей производственной деятельности;

- в организации работы с резервом для выдвижения необходима гласность;

- среди персонала организации необходимо проводить тестирование для выявления перспективных специалистов.

Источниками резерва кадров на руководящие должности могут стать:

- руководящие работники аппарата, дочерних акционерных обществ и предприятий;

- главные и ведущие специалисты;

- специалисты, имеющие соответствующее образование и положительно зарекомендовавшие себя в производственной деятельности;

- молодые специалисты, успешно прошедшие стажировку.

Формирование кадрового резерва руководителей - это сложная и длительная работа, требующая детальной проработки многих вопросов. Эту работу невозможно выполнить полностью, не упустив ни одного важного момента без составления необходимой нормативной документации.

Весь комплекс работы проводится на основании приказа по предприятию.

Содержание приказа должно отражать:

- перечень должностных лиц, ответственных за формирование резерва;

- состав комиссии для персонального рассмотрения кандидатур в состав резерва;

- порядок и сроки представления в комиссию материалов от подразделений на кандидатов в резерв;

- формы и сроки обучения резерва;

- порядок контроля и отчетности о работе с резервом.

Ответственность за формирование состава резерва всех номенклатур и организацию работы с ним несет служба управления персоналом.

В обязанности руководителя службы управления персоналом входят:

- изучение и обобщение материалов из подразделений на кандидатов в резерв, доклад о них комиссии по формированию резерва, представление документов на утверждение руководителю предприятия;

- разработка плана мероприятий по обучению резерва на предприятии в целом и оказание помощи в этом вопросе подразделениям;

- разработка предложений по изменению состава резерва;

- обобщение результатов подготовки резерва с представлением соответствующих предложений.

Линейный руководитель:

- рассматривает кандидатов для включения в состав резерва, представляет в службу управления персоналом списки и характеризующие материалы;

- ведет учет специалистов подразделения, включенных в резерв, составляет план работы с ними, осуществляет контроль за выполнением ими планов индивидуальной подготовки;

- вносит предложения о включении в состав резерва дополнительных кандидатов и об исключении из него лиц, не отвечающих предъявляемым требованиям, а также о своевременном выдвижении специалистов, прошедших обучение в составе резерва.

На специалистов, включенных в резерв, служба управления персоналом составляет соответствующие списки, которые утверждаются руководителем предприятия.

К списку на каждого кандидата прилагается биографическая справка (примерная форма 1) с краткой характеристикой деловых и личностных качеств, подписанная руководителем предприятия.

Примерная форма 1

Справка

_________________________________________ представляется на утверждение

(Ф.И.О.)

в резерв на должность _________________________________________________

С ______________________________ работает _____________________________

(должность)

Год рождения ____________________ Место рождения ______________________

Образование ___________________ Окончил (когда, что) __________________

Специальность по образованию __________________________________________

Какими иностранными языками владеет ___________________________________

Правительственные награды _____________________________________________

Работа в прошлом

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Краткая характеристика деловых и личностных качеств

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Руководитель организации ___________________

(подпись, дата)

Личное дело специалиста, зачисленного в резерв, формируется из следующих документов:

- биографическая справка с характеристикой;

- индивидуальный план подготовки и отзыв о результатах его выполнения;

- копии документов о повышении квалификации или переподготовке в период нахождения специалиста в резерве кадров.

Утвержденный персональный состав резерва кадров в недельный срок доводится до заинтересованных специалистов, после чего приступают к их обучению и развитию.

Важным аспектом гибкой системы формирования кадрового резерва является использование индивидуального годового плана развития. План развития разрабатывается ежегодно и в течение года корректируется с учетом изменившихся социально-экономических и организационных условий.

Основой для разработки плана развития являются обсуждение сотрудником и его непосредственным руководителем при содействии кадровой службы целого ряда вопросов и достигаемые в ходе этого обсуждения соглашения.

В гибком индивидуальном плане развития отражаются организационные цели подразделения, указываются название и категория должности сотрудника, дается описание его личного вклада в деятельность подразделения с учетом основных целей деятельности этого сотрудника на определенный период времени, указываются основные должностные обязанности и величина затрат рабочего времени на выполнение каждой из них, фиксируется характер подотчетности ресурсов подразделения, приводится план индивидуального развития сотрудника.

Ниже представлена заполненная форма индивидуального годового плана развития сотрудника (примерный образец 2).

Примерный образец 2

Индивидуальный годовой план развития

1. Общие положения

Ф.И.О.

Иванов И.Н.

Подразделение

Управление корпоративного финансирования

Занимаемая должность

Руководитель управления

Предполагаемая должность

Заместитель генерального директора по
стратегическому развитию

Дата начала реализации плана

Март 2009

Дата окончания реализации плана

Март 2010

2. Направления и показатели развития работника

Показатель

Уровень развития
в настоящее время

Методы развития

Уровень компетенции в области
стратегического менеджмента

Выше среднего

Обучение

Уровень компетенции в области
финансового менеджмента

Средний

Обучение

Уровень компетенции в области
юриспруденции

Средний

Обучение

Уровень компетенции в области
производственных технологий

Средний

Обучение
Стажировка

Уровень компетенции в области
управления персоналом

Выше среднего

Обучение

Уровень компетенции в сфере торговли

Выше среднего

Обучение

3. Календарный план мероприятий по развитию работника

Мероприятие

Содержание
мероприятия

Сроки
реализации

Предмет развития

2-годичная
программа "MBA:
управление
инновационными
проектами,
инвестициями и
рисками" в ЦКИ
АНХ при
Правительстве
РФ

Обучение по
специализации
"Общий
менеджмент"

2 года
2009 - 2011

Совершенствование знаний в
области законов рынка,
интеграция новых технологий
в деятельности компании,
стратегического планирования
инновационного бизнеса

Подготовка и
выполнение
проекта по
модификации
управления
организацией

Участие в
специальных
проектах по
темам
модификации
управления
организацией

1 год
2006 - 2007

На основе обучения и
практического опыта
предложить проект
модификации управления
организацией

Семинар по
управлению
рисками

Корпоративное
обучение

Апрель 2009

Стратегическое планирование
финансовой деятельности

Тренинг по
стратегии,
анализ
практических
ситуаций

Корпоративное
обучение

Май 2009 -
сентябрь 2009

Формирование стратегического
видения

Семинар по
бизнес -
планированию

Корпоративное
обучение

Июнь 2009

Совершенствование знаний в
области бизнес-планирования

Семинар по
технологии
винной
промышленности

Индивидуальное
обучение

Октябрь 2009

Совершенствование знаний в
области технологии винной
промышленности

Семинар по
управлению
производством

Индивидуальное
обучение

Ноябрь 2009

Совершенствование знаний в
области управления
производством

Стажировка в
консалтинговой
компании
"Международный
институт
менеджмента"

Практическая
работа

Ноябрь -
декабрь 2009

Повышение компетенции в
области общего и
стратегического менеджмента

Семинары в
передовых
организациях,
круглые столы

Обмен опытом

Январь 2010

Совершенствование знаний в
области управления
персоналом

Лекции, деловые
игры

Корпоративное
обучение

Март -
декабрь 2009

Совершенствование знаний и
навыков в сфере торговли

Стажировка на
вышестоящей
должности

Практическая
работа

По
необходимости

Формирование и закрепление
навыков работы на
вышестоящей должности

Защита проекта

Экзамен

Февраль 2011

Генерация, оформление,
презентация и защита своих
идей в области развития
менеджмента в организации

Главными формами практической подготовки резерва кадров являются стажировка и дублирование должностей.

Стажировка

Стажировка проводится в соответствии с планом-графиком, составленным на два года (при необходимости с ежегодной корректировкой сроков прохождения стажировки). План-график составляется отделом кадров по предложениям руководителей подразделений и утверждается руководителем предприятия.

При составлении плана-графика проведение стажировок предусматривается в первую очередь в должностях, которые по различным причинам в ближайшее время могут стать вакантными.

Назначение специалистов на стажировку производится приказом руководителя предприятия (см. примерный образец 3), в котором определяются сроки стажировки, назначается руководитель стажировки, на специалиста возлагается выполнение определенных функций по должности. Сроки и место стажировки сообщаются специалисту и его руководителю не позднее чем за 10 дней до ее начала. Приказ установленным порядком доводится до соответствующих работников подразделения.

Примерный образец 3

Предприятие (организация)

Приказ

Дата N ____

О проведении стажировки т. Новикова А.Н.,

состоящего в резерве кадров на должность

заместителя директора по производству

В соответствии с Положением о работе с резервом руководящих кадров на предприятиях и в организациях отрасли

Приказываю:

1. Назначить на стажировку в должности заместителя директора завода по производству начальника цеха N 5 Новикова А.Н. с 1 июня по 1 сентября 2009 г., освободив его на этот срок от выполнения обязанностей начальника цеха с сохранением заработной платы. Временное исполнение обязанностей начальника цеха N 5 возложить на заместителя начальника цеха Иванова А.М.

2. Руководителем стажировки назначить заместителя директора по производству Николаева Р.Д.

3. Возложить на Новикова А.Н. выполнение следующих функций заместителя

директора по производству: ________________________________________________

___________________________________________________________________________

(перечислить функции)

4. Заместителю директора по производству Николаеву Р.Д. передать перечисленные выше функции на период стажировки Новикову А.Н. и определить порядок их выполнения.

5. Руководителям подразделений принимать к исполнению указания Новикова А.Н. в соответствии с п. 3 настоящего Приказа.

6. Для оценки результатов стажировки Новикова А.Н. утвердить комиссию под моим председательством в составе:

Белова И.Б. - главного инженера.

Николаева Р.Д. - зам. директора по производству.

Кукушкину А.Т. - зам. директора по персоналу.

7. Руководителю стажировки Николаеву Р.Д. в пятидневный срок после окончания стажировки представить в отдел кадров отзыв о ее прохождении Новиковым А.Н.

Директор _______________

(подпись)

Руководитель стажировки готовит специалиста, проходящего стажировку, к самостоятельной работе в должности, составляется индивидуальный план стажировки (примерный образец 4). После окончания стажировки в 5-дневный срок руководитель стажировки составляет отзыв, знакомит с ним специалиста, проходившего стажировку, и представляет отзыв в отдел кадров. На основании отзыва делается отметка в карточке учета резерва кадров, отзыв хранится в подразделении.

Примерная форма 4

Индивидуальный план стажировки

1. ____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

2. ____________________________________________________________________

(подразделение, должность)

3. Планируется перевод

на должность: _________________________________________________________

4. Основной руководитель стажировки: __________________________________

N
п/п

Этапы стажировки

Сроки стажировки

Руководители
стажировки

Отметка о прохождении
стажировки

1

2

3

4

5

5. Общая оценка результатов стажировки: _______________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(успешность прохождения, приобретение новых знаний, навыков и умений)

Основной руководитель стажировки:

_____________ ________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

____________

(дата)

Затем составляется отчет самого работника, зачисленного в резерв кадров, прошедшего стажировку (примерный образец 5).

Примерная форма 5

Отчет

работника, зачисленного в резерв кадров,

о результатах стажировки

1. Фамилия ____________________________________________________________

2. Имя ________________________________________________________________

3. Отчество ___________________________________________________________

4. Основные достижения за последний период:

а) в профессиональной сфере (повышение в должности, основание новых

направлений работы, достижение более высоких результатов в работе и др.) __

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

б) в области обучения, повышения квалификации (завершение обучения в

вузе, обучение на курсах, участие в семинарах, выставках, прохождение

стажировки и др.) _________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

5. Факторы, мешающие эффективно работать (к какой сфере эти факторы

относятся и в чем именно они состоят)

Качество управления ___________________________________________________

___________________________________________________________________________

Организация и условия труда на рабочем месте __________________________

___________________________________________________________________________

Обеспеченность необходимыми ресурсами и оборудованием _________________

___________________________________________________________________________

Другое ________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

6. Что позволит добиться более высоких результатов в работе:

а) подразделению ______________________________________________________

___________________________________________________________________________

б) предприятию ________________________________________________________

___________________________________________________________________________

7. Потребность в обучении, повышении квалификации

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

_____________ ________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

____________

(дата)

Оценка практической подготовки резерва

Ежеквартально в течение выполнения программы развития сотрудников, зачисленных в кадровый резерв, а также при ее завершении необходимо оценивать успешность выполнения индивидуальных планов развития работников, эффективность профессионального развития сотрудников.

Так как заключительным этапом индивидуального плана развития каждого резервиста является стажировка в вышестоящей должности в компании, то оцениваться будет прежде всего управленческая деятельность каждого состоящего в резерве и прошедшего стажировку в руководящей должности. Для оценки создается группа экспертов, которая состоит из руководителей сотрудников кадрового резерва. Осуществляется данная оценка по фиксированным параметрам, которые отображены в кадровом отчете сотрудника-резервиста (примерная форма 6).

Примерная форма 6

Кадровый отчет

сотрудника-резервиста

за ____ г.

Оценка деятельности сотрудника

1. Личные данные сотрудника:

1.1. Фамилия, имя, отчество ___________________________________________

1.2. Дата рождения ____________________________________________________

1.3. Подразделение ____________________________________________________

1.4. Должность, категория _____________________________________________

1.5. Время пребывания в указанной должности ___________________________

1.6. Зачислен в резерв на должность ___________________________________

1.7. Подготовка и обучение в резерве за период пребывания в указанной

должности _________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2. Суммарные рейтинги сотрудника

1) суммарный рейтинг сотрудника по результатам социометрического

исследования ______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

2) суммарный рейтинг сотрудника по данным взаимной анонимной оценки ___

3) суммарный рейтинг сотрудника по результатам индивидуального

психологического тестирования _____________________________________________

4) суммарный рейтинг сотрудника по данным экспертной оценки и анализа

анкетных данных ___________________________________________________________

___________________________________________________________________________

3. Описание работы

Перечень должностных обязанностей:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

4. Оценка индивидуальной деятельности сотрудника непосредственным руководителем (5 - эффективность деятельности высокая; 4 - эффективность хорошая; 3 - эффективность вполне удовлетворительная; 2 - необходимо повышение эффективности; 1 - эффективность низкая)

Основные параметры трудовой деятельности
сотрудника

Оценка
эффективности
каждого
параметра

Комментарии

1

2

3

4

5

1. Результаты работы:
1.1. Качество
1.2. Количество
1.3. Соблюдение сроков

2. Руководство
2.1. Человеческими ресурсами
2.2. Финансовыми ресурсами
2.3. Материальными ресурсами

3. Коммуникация
3.1. Устная
3.2. Письменная
3.3. С коллегами
3.4. С общественностью
3.5. Прочее

4. Профессиональные знания и их использование
4.1. Профессиональные знания
4.2. Применение профессиональных знаний

5. Организаторские способности, в том числе:
5.1. Директивность
5.2. Способность к коллективной и совместной
работе
5.3. Умение обучать людей
5.4. Лидерство в коллективе

6. Мотивация достижения успеха в
профессиональной деятельности, в том числе:
6.1. Ориентация на достижение успехов
6.2. Стремление к качеству и порядку
6.3. Инициативность

7. Способность оказывать влияние в процессе
работы, в том числе:
7.1. Способности воздействовать и влиять на
других или убеждать их
7.2. Понимание структуры предприятия
7.3. Установление эффективных взаимоотношений
(построение "связей")

8. Умение находить правильные решения
(познавательное мышление), в том числе:
8.1. Умение использовать специальные
(профессиональные) знания
8.2. Умение собирать информацию
8.3. Аналитическое мышление
8.4. Умение выявлять ключевые или основные
проблемы в сложных ситуациях

9. Способность к самостоятельной работе, в том
числе:
9.1. Самоконтроль (сопротивляемость стрессам)
9.2. Уверенность в себе
9.3. Умение сообразовывать свои поступки с
нуждами, приоритетами и целями организации
(лояльность)
9.4. Умение приспосабливаться и эффективно
работать в различных ситуациях, с разными
людьми и коллективами (адаптивность)

10. Способность оказывать помощь и услуги,
необходимые в работе, в том числе:
10.1. Способность к взаимопониманию в общении
10.2. Ориентация на оказание услуг клиентам
10.3. Заинтересованность в помощи или оказании
услуг другим людям

11. Степень реализации рекомендаций,
предложенных работнику во время предыдущей
оценки
11.1 ...
11.2 ...

12. Сильные стороны сотрудника при выполнении
должностных обязанностей
12.1 ...
12.2 ...
12.3 ...

13. Слабые стороны сотрудника при выполнении
должностных обязанностей
13.1 ...
13.2 ...
13.3 ...

Сотрудник работал под моим руководством _____________________ месяц/год

Подпись ____________________ Дата ____________________

Ф.И.О. _____________________ Должность ____________________

5. Замечания и комментарии вышестоящего руководителя (необходимо

указать, насколько хорошо вы знаете работу оцениваемого и насколько

согласны с вышеописанным, добавить свои замечания и пожелания)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Подпись ____________________ Дата ____________________

Ф.И.О. _____________________ Должность ____________________

6. Комплексная оценка эффективности индивидуальной деятельности

сотрудника и рекомендации к повышению уровня исполнения работы

6.1. Задачи сотруднику на следующий год _______________________________

___________________________________________________________________________

6.2. Заявка на профессиональное обучение ______________________________

___________________________________________________________________________

6.3. Зачисление в резерв на должность _________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

7. Оценка возможностей продвижения (анализируются все оценки и выводы,

полученные сотрудником; делаются выводы о возможности и готовности

сотрудника выполнять обязанности на более высокой должности, и дается

соответствующая оценка по четырехбалльной системе: 4 - исключительно

подходит; 3 - подходит; 2 - подойдет после соответствующего обучения и

работы; 1 - не подходит для выполнения обязанностей более высокого уровня)

8. Комментарии к оценке возможностей продвижения сотрудника ___________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

9. Мнение и замечания сотрудника об оценке эффективности его труда

(заполняется согласно комплексной оценке работы и рекомендациям по

повышению уровня использования работы)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Подпись ____________________ Дата ____________________

Отчет состоит из двух относительно самостоятельных частей: "Оценка деятельности сотрудника" и "Оценка возможностей продвижения сотрудника". При этом сотрудник информирован об их содержании. Такая открытость системы оценки эффективности деятельности сотрудника обеспечивает социальную справедливость в подразделении, так как имеется возможность обсуждать различия в оценках работы разных сотрудников, рассматривать возникающие жалобы. Конечно, составители отчетов могут быть неискренними при их заполнении. Однако последовательное качественное информирование о процедуре оценки, ее возможностях, последствиях ее использования способствует сведению этого недостатка к минимуму.

Заполненные экспертами листы оценки передаются в службу управления персоналом, где ответственный работник обрабатывает и обобщает результаты по итогам выполнения программы развития каждого резервиста.

На основании оценки результатов выполнения программ развития сотрудников кадрового резерва управление по персоналу готовит и представляет генеральному директору рекомендации по дальнейшему использованию резервистов. По окончании подготовки сотрудников в составе кадрового резерва принимается решение: о перемещении сотрудника на вышестоящую должность; о повышении его должностного оклада.

Литература

1. Маусов Н.К., Кокорев И.А., Ламская О.М. Мотивация и карьера персонала. М., 1999.

2. Шинкаренко О.Н. Управление персоналом организации при внедрении стандартов серии ISO 9000:2000. М.: Дело и Сервис, 2007.

Е.Каштанова

К. э. н.,

доцент

кафедры управления персоналом

Государственного университета

управления

Подписано в печать

12.09.2009

Похожие материалы
Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
-1
-1

Публикации этой по теме
Полезное

Подбор персонала

Мотивация персонала

Адаптация персонала

Обучение персонала

Оценка персонала

Корпоративная культура

Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол

Темы: Дресс-код; Система мотивации; Нематериальная мотивация; Немонетарная мотивация; Библиотека KPI