Изменение и исправление записей в трудовой книжке

Аватар пользователя cons_r
Изменение и исправление записей в трудовой книжке

Изменение и исправление записей в трудовой книжке

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. До сих пор она является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Однако далеко не все работодатели уделяют должное внимание этому документу, многие не знают о его роли при установлении трудового стажа, считают его необязательным и заполняют крайне небрежно. Кроме того, в небольших организациях зачастую отсутствуют кадровые службы, нет квалифицированных специалистов по ведению кадровой документации. Допустить неточности в оформлении трудовой книжки могут и опытные кадровики. Все ошибки, совершенные при внесении записей, необходимо исправлять в установленном законодательством порядке.

Порядок исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовой книжки, регулируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Изменение сведений о работнике

Начнем с того, что все изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника должны производиться работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Основанием для этого являются паспорт, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом согласно п. 2.3 Инструкции следует поступить следующим образом:

- одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения;

- записываются новые данные;

- на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы со ссылкой на их номер и дату, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы <1>.

--------------------------------

<1> Обратите внимание: действующая редакция п. 35 Правил не предоставляет возможности при увольнении работников ставить в их трудовые книжки печать кадровой службы предприятия.

В свою очередь, изменение и дополнение на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляют путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) либо заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Имейте в виду, что в данном случае Инструкция не предусматривает делать ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки трудовой книжки (см. пример 1).

Пример 1.

┌──────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────┐

│Фамилия "Пшеничникова" изменена на│ Трудовая книжка│

│фамилию "Морозова" на основании │ ТК N 8604301│

│свидетельства о заключении брака │ │

│VII-НО N 456456 от 12.03.2009. │ - Пшеничникова - Морозова │

│ │Фамилия ------------------------------│

│ Петрова │ Елена │

│Инспектор по кадрам ----------- │Имя ----------------------------------│

│ │ Владимировна │

│ │Отчество -----------------------------│

│ │ 21.08.1974 │

│ │Дата рождения ------------------------│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ среднее профессиональное, │

│ │Образование --------------------------│

│ │высшее │

│ │--------------------------------------│

│ │Профессия, бактериолог, │

│ │специальность ------------------------│

│ │экономист │

│ │--------------------------------------│

│ │ 2 июля 2005 г. │

│ │Дата заполнения ----------------------│

│ │ (число, месяц, год) │

│ │ │

│ │Подпись Пшеничникова │

│ │владельца книжки ---------------------│

│ │ │

│ │М.П. Печать ООО "Альфа" │

│ │ │

│ │ Подпись лица, ответственного │

│ │ за ведение трудовых книжек │

│ │ Кузнецова │

│ │ ------------ │

│ │ (разборчиво) │

└──────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────┘

Обратите внимание: сведения о работнике можно только изменять, а не исправлять. Соответственно, в случае неверного первичного заполнения титульного листа бланк трудовой книжки должен быть признан недействительным. При этом стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил).

Ну а что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? Ведь подобные ошибки могут повлечь проблемы при назначении пенсии данному лицу, а также при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Отметим, бытует такое мнение, что в данном случае достаточно внести исправления аналогично тому, как оформляют изменение сведений о работнике. Между тем мы считаем, что в этой ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением этому служит п. 44 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 "Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий" (далее - Правила подтверждения стажа). В данном документе сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Исправление сведений о работе

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 66 ТК РФ). При этом все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения (п. 41 Правил подтверждения стажа). Поэтому все неправильные или неточные записи в трудовой книжке следует исправлять. Сделать это можно либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо уже по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).

Если компания, которая произвела неправильную запись, была реорганизована, то все исправления производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа. В случае если неправильная запись в трудовой книжке была произведена индивидуальным предпринимателем, который впоследствии прекратил свою деятельность, то исправления также производятся работодателем по новому месту работы (п. 28 Правил).

Отметим, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе и сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Все изменения должны быть произведены путем признания соответствующих записей недействительными и внесения правильных записей. В аналогичном порядке изменяются записи в случае признания увольнения (перевода) работника незаконным (п. 30 Правил).

Итак, как же осуществляется исправление? Согласно п. 1.2 Инструкции при необходимости изменения данных в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывают:

- в графе 1 указывается следующий порядковый номер;

- в графе 2 указывается дата внесения записи;

- в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после этого производится правильная запись;

- в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (см. пример 2).

Пример 2.

Сведения о работе ТК N 8604301

N
записи

Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

       

Общество с ограниченной

 
       

ответственностью

 
       

"Магазин"

 
       

(ООО "Магазин")

 

10

02

07

2009

Принят в отдел продаж

Приказ

       

на должность продавца

от 02.07.2009

         

N 21-к

11

03

07

2009

Запись за N 10

Приказ

       

недействительна.

от 02.07.2009

       

Принят в отдел продаж

N 21-к

       

на должность старшего

 
       

продавца

 

В случае признания незаконности увольнения (перевода) работника и его восстановления на прежней работе следует изменить формулировку записи об увольнении. В данном случае действуют следующим образом (п. 1.2 Инструкции):

- в графе 1 указывается следующий порядковый номер;

- в графе 2 указывается дата внесения записи;

- в графе 3 пишется: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе";

- в графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе.

Учтите, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, сотруднику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные записи, за исключением признанной недействительной (п. 33 Правил). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата производится надпись: "Дубликат". На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).

Отметим, что ошибки могут быть допущены не только в графе 3 трудовой книжки, однако в Правилах ничего не сказано о том, как исправить такие неточности. Предложим свой вариант правки записи с неверной датой (графа 2), максимально основанный на п. 1.2 Инструкции (см. пример 3).

Пример 3.

Сведения о работе ТК N 8604301

N
записи

Дата

Сведения о приеме на
работу, переводе на
другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием
причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена
запись

число

месяц

год

1

2

3

4

       

Общество с ограниченной

 
       

ответственностью

 
       

"Универсам"

 
       

(ООО "Универсам")

 

11

01

07

2009

Принят в бухгалтерию

Приказ

       

на должность бухгалтера

от 02.07.2009

         

N 21-к

12

08

07

2009

Запись за N 11

Приказ

       

недействительна.

от 02.07.2009

       

Принят 02.07.2009

N 21-к

       

в бухгалтерию на

 
       

должность бухгалтера

 

Обратите внимание: все исправленные сведения должны полностью соответствовать документам, на основании которых они были исправлены. При этом свидетельские показания не могут служить основанием для правок внесенных ранее данных. Исключение составляют лишь те записи, в отношении которых имеется судебное решение (п. 29 Правил).

Мнение. Александр Пронин, заместитель начальника Главного управления N 10 ОПФР по Москве и Московской области:

В настоящее время основным критерием при назначении трудовой пенсии по старости является расчетный пенсионный капитал, который определяется исходя из общего страхового стажа работника (для мужчин - 25 лет, для женщин - 20). Основным документом, используемым при определении общего стажа работника, является его трудовая книжка, и от того, насколько правильно она ведется, зависит, какой стаж войдет в зачет при определении размера его будущей пенсии. Во избежание возникновения проблем при назначении пенсии работнику рекомендуем обращать внимание на то, что:

- при заполнении сведений о работнике не допускается сокращение длинных имен и отчеств и их замена инициалами, дата рождения должна записываться восемью арабскими цифрами (например, 04.12.1964);

- на титульном листе трудовой книжки должны быть все соответствующие записи и печати, а также подписи владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

- записи о трудовой деятельности за период с 1950 по 1970 гг. с указанием в качестве основания таких документов, как приемная записка, увольнительная записка, приказы без номера и даты, могут быть признаны, если они заверены подписью ответственного лица и печатью организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности требует специального подтверждения с помощью справок, в том числе архивных или судебных решений, основанных на свидетельских показаниях;

- наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367 и введенному в действие с 01.01.1996;

- наименование организации в записи о приеме на работу должно в точности соответствовать наименованию организации на оттиске печати, которым заверена запись об увольнении. Если предприятие реорганизовывалось, то в трудовой книжке должны присутствовать записи о любой реорганизации со ссылкой на соответствующие приказы и распоряжения. Отметим, что в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и переименование, и перерегистрация считаются осуществленными не с момента принятия решения учредителями, а с момента внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Относительно исправлений ошибочных записей в трудовой книжке можно дать несколько рекомендаций.

Если неправильная запись обнаружена сразу или по прошествии небольшого периода времени, то проблем, как правило, не возникает. Специалист кадровой службы просто делает в трудовой книжке необходимую правку. Но бывает, что ошибка выявляется через несколько лет. В этом случае возможны следующие варианты исправлений.

Если после внесения неправильной записи работник успел устроиться на новое место работы, то исправления вносятся в обычном порядке. После последней записи ставится следующий порядковый номер. Затем делают запись о признании недействительной записи за номером таким-то и вносят правильную запись. При этом указывают дату исправления, а не дату, которая была указана в ошибочной записи. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ с указанием наименования организации-работодателя.

Если неверная запись в трудовой книжке обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение (и внесена соответствующая запись в трудовую книжку), то необходимо обратить внимание на следующий момент. Увольнение уже оформлено и блок записей в трудовой книжке закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации провоцирует возникновение спорной ситуации: будет непонятно, кто является "автором" этой записи. Рекомендуется поступать следующим образом. В трудовой книжке создается новый блок, то есть вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер записи и дата. Потом вносятся необходимые изменения и блок закрывается печатью организации, подписью сотрудника кадровой службы и подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении. Обратите внимание, что при отсутствии печати и подписи уполномоченного лица внесенный блок записей может быть расценен как необоснованный.

Аналогично оформляются изменения, вносимые в трудовую книжку работника, пришедшего к бывшему работодателю через определенное количество времени с целью исправить запись за тот период, когда он работал у данного работодателя, если в его трудовой книжке последней стоит запись об увольнении из другой организации.

Отметим, что все исправления, которые не могут быть подтверждены документально, признаются Пенсионным фондом РФ только на основании судебных решений.

М.Косульникова Главный бухгалтер ООО "Галан"

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2009, N 7 Подписано в печать 01.07.2009

как исправить запись в трудовой книжкеисправления в трудовой книжке образецвнесение исправлений в трудовую книжкукак правильно исправить запись в трудовой книжкекак исправить запись в трудовойзапись считать недействительной в трудовой книжкекак исправить дату увольнения в трудовой книжкекак исправить неправильную запись в трудовой книжкепризнание записи в трудовой книжке недействительнойкак внести исправления в трудовую книжкуисправление даты рождения в трудовой книжкекак исправить дату рождения в трудовой книжкеустановление принадлежности трудовой книжкикак внести изменения в трудовую книжкуизменение фамилии в трудовой книжке

Рубрика: 
Ключевые слова: 
+1
+3
-1

Полезное

Подбор персонала

Мотивация персонала

Адаптация персонала

Обучение персонала

Оценка персонала

Корпоративная культура

Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол

Темы: Дресс-код; Система мотивации; Нематериальная мотивация; Немонетарная мотивация; Библиотека KPI